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São de fácil compreensão os benefícios que um controle financeiro bem feito pode agregar a uma empresa, indicando se os objetivos traçados estão sendo alcançados ou não e os melhores caminhos para possíveis melhorias. Porém, é natural que o controle financeiro de empresas de menor porte sejam menos rigorosos em relação àquelas de maior porte e isso se dá por diversos motivos, como disponibilidade de recursos humanos e tecnológicos para este controle, nível de governança exigida por regulamentação de mercado, capital investido, entre outras particularidades.
Por exemplo, utilizando este pensamento pode-se fazer uma relação da necessidade de controles financeiros da empresa em relação a seu tamanho:
1. Um vendedor de pipoca de rua que não possui nenhum tipo de controle físico, que pode gerenciar todos os custos e receitas mentalmente.
2. Uma barraca de pastel de feira que, com um número maior de produtos e funcionários, provavelmente já utiliza planilhas de custos e receitas com histórico.
3. Uma empresa de pequeno porte, com planilhas e serviço de contabilidade bem estabelecidos, a qual, pelo menos anualmente, compila os dados financeiros em uma DRE e BP.
4. Uma empresa de médio porte, que, além de todos itens acima já citados, possui sistemas integrados em tempo real e uma grande preocupação com o fluxo de caixa empresarial.
5. No topo da cadeia, grandes empresas com capital aberto que, em adição aos itens acima, possuem pelo menos: auditoria de seus demonstrativos financeiros, orçamentos para próximos anos e necessidade de abertura de parte das informações financeiras ao mercado.
É claro que os controles e negócios acima mencionados são uma aproximação da realidade, uma vez que é comum o surgimento de pequenas empresas, até mesmo startups, que realizam um planejamento para estabelecer quais controles serão adotados no começo de sua vida e em cada etapa de seu ciclo de vida, incomun para seu estágio de vida.
Se concordamos que o controle financeiro é essencial para a manutenção e sucesso de um negócio e que o fator determinante para o nível de controle adotado pelas empresas no Brasil é a disponibilidade de recursos, a quais alternativas o empresário pode recorrer para evoluir seus controles sem impactar negativamente seu resultado? Existem ferramentas que utilizam poucos recursos e têm alto valor agregado para a empresa? Essas ferramentas estão disponíveis para todas as empresas?
Ao longo de nossa experiência, notamos que até mesmo empresas de médio e grande porte não utilizam algumas ferramentas de fácil acessibilidade e que proporcionam grandes benefícios, perdendo assim oportunidades de destacarem-se entre as demais. Abaixo, listamos algumas dessas ferramentas e seus benefícios.
Orçamento: a primeira, mais básica, e talvez mais importante ferramenta financeira, que muitas vezes é deixada de lado, é o orçamento futuro. Uma ferramenta de simples utilização, que forçará os gestores a refletirem e estimarem os principais grupos de conta para os próximos exercícios. Isso só pode ser feito quando a gestão entende a perspectiva do mercado, estado atual da empresa e traça metas objetivas e claras. Dessa forma, o processo de reflexão serve, também, de base para o planejamento estratégico e para criação de planos contingenciais.
Previsão de fluxo de caixa: em posse de uma previsão de receita futura, com dados históricos da própria operação e de mercado, a empresa é capaz de estimar os fluxos de caixas futuros, possibilitando visibilidade de necessidades de capital de giro, investimentos em maquinário e resultados a serem gerados.
Análise de margens: a partir do BP e DRE o empresário é capaz de calcular diversos indicadores, de alta relevância para seu negócio, que podem ser monitorados ao longo do tempo. Entre esses indicadores estão: custo/receita, custo fixo/ custo total, passivo circulante/ ativo circulante, entre outras diversas combinações.
Sabendo que muitas empresas ainda pecam em não utilizar as ferramentas acima citadas, esperamos que nossos leitores tenham compreendido mais sobre a importância das mesmas e entendido que, se aplicadas de maneira correta, são capazes de gerar grandes benefícios para as empresas, sem necessariamente demandar altos investimentos de capital e tempo. Ressalta-se ainda que o nível de controles financeiros deve aumentar com o crescimento do negócio, para que sempre esteja preparado para os desafios e oportunidades que as fases do ciclo de vida da empresa trarão.